Importare in automatico dati in un foglio Excel (con Video)

Come e’ possibile rendere automatico il caricamento dei dati in un foglio Excel?

Il metodo che ti presento è molto utile da conoscere e applicare.

Fa parte di uno dei miei modelli di Excel e ti permette di abbattere il tempo che impieghi ad importare i dati nel foglio di calcolo excel.

 

Risparmia un sacco di tempo!

Se lavori con grosse mole di dati che magari cambiano frequentemente, voglio semplificarti la vita facendoti risparmiare un sacco di tempo!

Quando mi chiedono di preparare dei report con dati aggiornati, prima di usare la tecnica di caricamento automatico, dedicavo poco tempo alla preparazione dei dati.

Ogni volta che c’era bisogno di un report svolgevo tutto dall’inizio alla fine.

Cioe’ dall’importazione dei dati fino alla presentazione finale.

Non mi accorgevo pero’ che cosi facendo, la somma di tanti singoli processi “end to end”, mi portavano via un sacco di tempo.

Ecco perche’ ho pensato di rendere automatico una parte del processo.

Quello che voglio mostrarti qui infatti, ti fara’ concentrare sulla preparazione iniziale del foglio di lavoro, perche’ ti rendera’ velocissimo nel riutilizzare il foglio excel le volte successive.

 

Due premesse importanti

Per impostare il caricamento automatico, gli step seguenti ipotizzano che tu abbia una fonte dati che puoi scaricare in formato CSV.

La metodologia pero’ e’ applicabile anche ad altri formati di file.

Ad esempio, se hai direttamente un file XLSX puoi seguire lo stesso metodo.

Le regole perchè tutto funzioni sono due:

1. Il file CSV che esporti deve avere sempre lo stesso nome 
2. il file deve essere salvato sempre nella stessa cartella 

Perciò se hai una nuova versione con i dati aggiornati, devi sovrascrivere il file CSV usando lo stesso nome.

E ora possiamo finalmente iniziare!

 

Nome file e cartella per i dati

Le prime cose che devi fare sono le seguenti:

1. Decidi in quale cartella salvare i dati (ad es. nella cartella C:\Download presente in tutti i pc) perche’ poi rimarrà sempre questa (anche se in realta’ c’e’ un modo per cambiarla).
2. Decidi il nome da dare al file CSV perche’ sara’ sempre questo (anche se in realta’ c’e’ un modo per cambiarlo).
3. Salva il file CSV nella cartella e rinomina se necessario il file

 

Non ti preoccupare invece di suddividere in colonne il file CSV, lo farai dopo e solo una volta.

E ora seguimi!

 

Il tuo foglio di lavoro Excel

(tra parentesi i percorsi in inglese)

1. Apri un nuovo file Excel o quello su cui ti interessa importare i dati
2. Dal menu in alto seleziona Recupera Dati → Da File → Da testo/csv (New Query → From File → From CSV)

 

3. Seleziona il file CSV da importare che hai salvato nella cartella definita in precedenza (ad es. C:\Download) e clicca su Importa (Import)

4. appare una finestra con l’anteprima (preview) dei dati

Basandosi sulle prime 200 righe di dati, Excel cerca di comprendere il formato dei dati e li suddivide in colonne usando il separatore scelto (la virgola o il punto e virgola)

Dobbiamo essere precisi in questa fase poiche’ ci servira’ come struttura base per i prossimi utilizzi dei nostri dati.

E’ importante applicare tutte le modifiche che Excel non ha interpretato come piace a noi.

5. per fare questo clicca sul tasto Trasforma Dati (Edit) e ti si apre un’altra finestra con il Power Query Editor

Abbiamo aperto un nuovo strumento molto potente.

Tutto ok finora?

 

Il Power Query Editor

Ora stiamo lavorando dentro al Power Query Editor

6. a questo punto se le colonne contengono una prima riga di intestazione conviene subito dirlo all’editor tramite il pulsante Usa la prima riga come intestazione (Use First Row as Headers)

Adesso l’editor potrebbe aver cambiato il formato di alcuni dati percio’ e’ importante controllare ogni colonna.

Sopra ad ogni colonna e’ possibile selezionare il formato che piu’ ci serve per la corretta lettura dei dati contenuti.

7. per fare questo clicca sul simbolo sinistro che appare sopra la colonna, ti appaiono i vari formati di dati che puoi scegliere

8. una volta scelto un nuovo formato ti appare un popup che ti chiede di confermare cliccando sul tasto Sostituisci Corrente (Replace Current)

Ripeti l’operazione per ogni colonna che vuoi modificare.

9. a questo punto puoi importare nel foglio di calcolo cliccando in alto a sinistra su Chiudi e Carica (Close & Load)

In questo modo hai un nuovo foglio di lavoro in excel con una tabella contenente i dati perfettamente formattati per il tuo scopo. 

Il risultato dovrebbe essere simile a questo.

Ma il bello inizia adesso…

 

Il giorno dopo

Ora supponi di dover prendere dei nuovi dati, diciamo che devi cambiare il periodo di riferimento.

Esportando e salvando il tuo file CSV direttamente nella stessa cartella e con lo stesso nome usati ai punti 1 e 2, ti bastera’:

1. aprire il file XLS
2. cliccare col tasto destro in un punto qualsiasi della tabella con i dati
3. fare Aggiorna (Refresh)

 

Et voila’! In modo automatico avrai i tuoi dati belli e pronti! Fantastico no?!

 

Tutto in video

Ti consiglio di guardare anche il video tutorial di come rendere automatico il caricamento dei dati in un foglio excel e fammi sapere che ne pensi.

Lo utilizzerai?